E-Mails sind zentrale Kommunikationsmittel, nicht nur in Bauunternehmen – gleichzeitig bergen sie Sicherheitsrisiken wie Phishing, Datenlecks oder Schadsoftware.
Definition:
Die E-Mail (elektronische Post) ist ein Kommunikationsmittel zur schnellen, digitalen Übermittlung von Texten, Anhängen und Daten zwischen Personen oder Systemen. Sie basiert auf internetbasierten Protokollen (SMTP, IMAP, POP3) und kann sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext verwendet werden.
Typische Bestandteile einer E-Mail:
- Absenderadresse
- Empfängeradresse
- Betreffzeile
- Nachrichtentext
- Anhänge (z. B. PDFs, Fotos, Pläne)
E-Mails sind asynchrone Kommunikationsmittel, d. h. Sender und Empfänger müssen nicht gleichzeitig online sein. Trotz ihrer Effizienz ist die klassische E-Mail nicht standardmäßig verschlüsselt – das birgt Sicherheitsrisiken.
Spezielle Anforderungen im Bauwesen
In Bauunternehmen sind E-Mails alltägliches Werkzeug zur Koordination von Baustellen, zur Übermittlung von Angeboten, Rechnungen oder Protokollen – oft mit sensiblen Inhalten und Anlagen:
- Leistungsverzeichnisse, Abrechnungen, Baupläne
- Kommunikation mit Subunternehmen, Behörden, Bauherren
- Versand von Ausschreibungen oder Nachträgen
Risiken:
- Phishing-Angriffe, die auf Zugangsdaten oder Zahlungsinformationen zielen
- Ransomware über Anhänge
- Unverschlüsselte E-Mails mit sensiblen Informationen
- Mitarbeitende, die unbedacht auf Links klicken
Empfohlene Maßnahmen:
- Einsatz von Business-E-Mail-Lösungen mit Spam-Filter, Antivirenprüfung und Archivierung
- Mitarbeiterschulungen zu verdächtigen Mails
- Einrichtung von E-Mail-Verschlüsselungssystemen
- Zentrale Verwaltung der Signaturen und Absenderadressen